Assistant.e du pôle ressources et du secrétariat de direction

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Fiche descriptive du poste

Métier ou emploi type* : Adjoint en gestion administrative ou contractuel

* REME
Le Répertoire des métiers (REME) peut être consulté sur le site du Ministère de l’éducation nationale.
Le référentiel des emplois type de la recherche et de l'enseignement supérieur (REFERENS) peut être consulté sur le site du Ministère de l'enseignement supérieur.
 

Catégorie : C

Corps : Adjoint administratif principal 2e classe ou contractuel
Si contractuel salaire selon profil

Affectation

Administrative : INSHEA – Pôle ressources

Géographique : INSHEA


Missions :

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative du pôle ressources et de l’Orna.

Activités principales :

  • Activités générales liées au pôle ressources :
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion : listes de diffusion…
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, conventions, contrats, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit : établir des comptes rendus de réunions
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les usagers du pôle
  • Assurer le suivi budgétaire du Pôle ressources
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Classer et archiver des documents
  • Gestion des ordres de mission des membres du pôle

 

Activités liées au projet Orna :

  • Aider à l'organisation des "Journées Orna" (journée d'exposition de matériel adapté, journée TICE et TSA,...)
  • Aider à la rédaction de courriers et de comptes rendus pour des missions particulières (Clis Tab par exemple)
  • Assurer le suivi administratif des éventuels étudiants/stagiaires à même de participer à des projets Orna
  • Assurer le suivi administratif des contrats et conventions avec des partenaires publics ou privés impliqués dans des projets Orna

 

Autres activités :

Activités liées à la mise à disposition des ressources, en appui au secrétariat de documentation :

  • Référencer les documents non encore inventoriés en bibliothèque, aux archives et à l’Upam (Unité de production audiovisuelle et multimédia), dans le catalogue informatisé du centre de ressources
  • Mettre à jour le référencement du fonds documentaire dans le catalogue du Sudoc (Système universitaire de documentation)
  • Ranger les archives
  • Gérer les locaux et les équipements des réserves
  • Assurer la numérisation ou la mise en ligne de quelques documents
  • Assurer le service public en bibliothèque : accueillir, renseigner, assister et orienter le public sur place ou à distance ; assurer des recherches documentaires courantes ; prêter les documents

 

Conditions particulières d’exercice (NBI, IFSE : groupe…) :

Encadrement : NON         

                                 

Compétences :

Connaissance, savoir :

  • Expression orale et écrite
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Culture internet
  • Techniques de communication Outils bureautiques, internet, modules d’un SIGB (logiciel documentaire)
  • Notions élémentaires sur les règles de la comptabilité et des finances publiques
  • Notions élémentaires sur les techniques documentaires : par exemple règles de classement
  • Anglais : compréhension écrite


Savoir-faire :

  • Maîtriser l’organisation du pôle « Ressources » et de son fonctionnement au sein de l’Institut, en particulier de l’Orna
  • Enregistrer et classer les documents
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Utiliser les outils bureautiques et le SIGB (logiciel documentaire),
  • Accueillir et informer les usagers
  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte


Savoir être :

  • Capacité d’organisation
  • Rigueur / Fiabilité
  • Sens relationnel
  • Adaptabilité / Réactivité